Titel

Projectleider SAP implementatie

Organisatie

Onderwijsinstelling

Achtergrond opdracht

Aanleiding en context

Gelet op de ambities van het bedrijf, de toename van aantal en complexiteit van subsidie-, onderzoek-, interne (IT en overig)- alsmede de investeringsprojecten is de professionalisering en geautomatiseerde ondersteuning van de financiële besturing van projecten noodzakelijk. Eind 2018 is de digitale tijdregistratie van specifiek subsidieprojecten in SAP opgeleverd, maar de geautomatiseerde verwerking van de uren en financiële boekingen en het verschaffen van inzicht in en het rapporteren over de voortgang van alle subsidieprojecten moeten nog worden ingericht. Daarnaast is in samenhang hiermee een belangrijke taak van de Subsidiedesk het managen van de onderwijs subsidies alsmede het vanaf 2020 -als extra taak- registreren van alle externe inkomsten, dus ook de niet-subsidie inkomsten.


Gelet op de groei in aantal en omvang van subsidies en de ambitie moet om in control te zijn en te blijven een belangrijke stap worden gezet in het optimaliseren van het (keten)proces alsmede de geautomatiseerde ondersteuning van de werkprocessen alsmede de inrichting van management control. De voor 2020 goedgekeurde project opdracht met titel “Subsidiedesk” omvat het optimaliseren en geautomatiseerd ondersteunen van de (keten)processen voor het managen van de inzet van externe financiering voor onderwijs en onderzoek (w.o. het managen van onderwijs- en onderzoeksprojecten). De Subsidiedesk maakt onderdeel uit van de dienst Bedrijfsvoering & Control (B&C). De nu beschikbare voorzieningen bestaan verder uit: een financieel dashboard en QlikView, maandrapportages subsidieprojecten in Excel, digitaal tijdschrijven in SAP CATS en rapportages in SAP ZRIO, maar bieden geen samenhangende oplossing. Naast SAP gebruikt het bedrijf ook Oracle, Proquro, Top Desk en Osiris.


Opdrachtformulering

De projectleider heeft op hoofdlijnen de volgende opdracht:


Ontwerp lean proces:

Kom samen met een lean coach en betrokken stakeholders/medewerkers in een aantal online sessies tot het ontwerp en de vastlegging van een lean HHS “ketenproces” benodigd voor het managen van projecten met een externe financiering.

 

Opstellen overall projectplan:

Het op basis van kennis en ervaring met eerdere, soortgelijke SAP implementatietrajecten opstellen van een meer gedetailleerd projectplan

 

Ontwerp geautomatiseerde ondersteuning:

Bepaal in samenwerking met de implementatiepartner op welke wijze de best practice oplossing van de Universiteit van Tilburg (de laatste versie incl. de verbeteringen op basis van hun Fase 3) dit proces geautomatiseerd kan ondersteunen. Maak hierbij optimaal gebruik van beschikbare ontwerpdocumentatie, handleidingen, schermen, ingerichte Fiori App’s, gedefinieerde rapportages en beschikbare inzichten. De best practice oplossing van Tilburg bestaat uit de SAP Modules PPM en GM incl. de (te verbeteren huidige) integratie met CATS, de koppeling met FiCo en HCM en het ontwerp van de benodigde Fiori apps. Gebruik de inzichten vanuit de oplossing bij de Universiteit Gent en de requirements en de resultaten van het vooronderzoek als checkmiddel in hoeverre bepaalde aanvullingen of verbeteringen, b.v. ten aanzien van het ketenproces (naar de toekomst) nodig zijn en leg deze verbeterpunten vast.


Realisatie:

Realiseer i.s.m. de implementatiepartner en CTAC de benodigde aanpassingen in het systeem en de benodigde koppelingen en implementeer de procesoplossing in een pilot voor een beperkt aantal projecten dit jaar en de volledige uitrol begin volgend jaar


Tijdsinvestering

De projectleider legt verantwoording af aan de opdrachtgever (directeur B&C) en de in te richten Stuurgroep.

Voor de projectleiding wordt -vooralsnog- (te valideren middels het projectplan) uitgegaan van onderstaande globale indicatie van de benodigde inzet:

Periode 1 juni – 13 juli: 3 dgn/week

Periode 13 juli – 1 september: 2 dgn/week

Periode 1 september – 15 december: 3 dgn/week

Periode 15 januari 2021 – 15 maart: 2 dgn/week

Periode 15 maart – 1 mei: 0,5 dag per week

Functie eisen

Van de expert / projectleider wordt verwacht

  • WO werk- en denkniveau;
  • minimaal 5 jaar ervaring als projectleider van voor ons relevante SAP implementaties (incl. aansturing professionals)
  • brede actuele kennis van en ervaring met de inrichting van SAP modules PPM, FiCo en Fiori Apps en bij voorkeur ook SAP CATS en Grant Management;
  • specifieke kennis en ervaring op het gebied van de inrichting van een projectadministraties op basis van SAP PPM (bij voorkeur i.c.m. SAP FiCo en SAP Grant Management binnen het onderwijs-onderzoeksdomein (Universiteiten/Hogescholen);
  • enige kennis van de SAP HCM (HRM) module is een pre (i.v.m. interfacing)
  • ervaring met het samenwerken met een SAP implementatiepartner en een beheerpartij zoals CTAC;
  • ervaring met het online effectief projectmatig samenwerken, het gebruik van specifieke (agile) tooling hierbij en het bereiken van beoogde resultaten strekt tot aanbeveling
  • beschikken over een actueel en voldoende breed SAP kennisnetwerk en maakt bij voorkeur onderdeel uit van een groter bureau / samenwerkingsverband met brede SAP expertise binnen onderwijs
  • brede kennis en ervaring op het gebied van lean, procesinrichting- en optimalisatie en het uitvoeren van SAP FIT GAP analyses


Aanvullende kennis/ervaring/competenties

  • is in staat complexe informatie snel te kunnen analyseren, opnemen, te verwerken en te beoordelen;
  • systematisch en resultaatgericht werken;
  • helicopterview met analyserende inslag gericht op oplossen en resultaat;
  • dienstverlenend gericht op kwaliteit en flexibiliteit;
  • communicatieve vaardigheden die zijn gericht op samenwerken en draagvlak creëren;
  • kennis van en ervaring binnen het hoger onderwijs, bij voorkeur onderzoek;
  • makkelijk in het leggen van contacten, straalt energie en enthousiasme uit, goeie communicatieve vaardigheden, stressbestendig, gericht op samenwerking en verkrijgen van draagvlak;
  • actieve, zelfstandige en verantwoordelijke houding;
  • organisatiesensitief

Opdracht informatie

Interesse?

Stuur ons dan voor 26 mei 2020, voor 12.00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.


Gesprekken worden gepland op donderdag 2 juni om 9.00 uur en 16.00 uur Ieder gesprek duurt ongeveer 3 kwartier.

Gerelateerde opdrachten

Voor Projectmanagement