Titel

Project Secretaris

Organisatie

Overheidsorganisatie

Functie eisen

  • Beschikt over HBO werk- en denkniveau;
  • Bent voor 24 uur per week beschikbaar in eerste instantie verspreid over minimaal 4 werkdagen (geen 9-17 mentaliteit);
  • Bent flexibel;
  • Bent bestuurlijk- en organisatiesensitief;
  • Bent pro-actief;
  • Bent zelfstandig;
  • Schrikt niet terug van een hoog werktempo;
  • Beschikt over goede communicatieve vaardigheden zowel schriftelijk als mondeling.

Achtergrond opdracht

Wij zijn op zoek naar een projectcoördinator voor 24 uur per week voor de periode 14 maart tot in ieder geval 1 juni 2022 met mogelijk uitloop.

Als Projectcoördinator acute noodopvang van vluchtelingen houd je je vooral bezig met het coördineren van de werkzaamheden die betrekking hebben op de kassiersfunctie van onze klant, het opbouwen, afbouwen van opvanglocaties en de signaleren van ontwikkelingen.


Wat ga je doen?
In deze functie ben je aanspreekpunt en coördinator van de projectorganisatie acute noodopvang vluchtelingen . Hierbij is onze klant verantwoordelijk voor het financiële aspect en vervult hierbij een kassiersfunctie ten behoeve van stroomlijning kostendeclaratie bij het ministerie/COA. Onze klant heeft inmiddels ook contracten afgesloten waaraan financiële consequenties verbonden zijn.  Daarnaast heeft onze klant expertise op het gebied van de fysieke en logistieke inrichting en zal vanuit die hoedanigheid gemeenten adviseren en ondersteunen. Tot slot neemt onze klant roostering en algemeen beheer van locatiemanagement op zich.

De Projectorganisatie Acute Noodopvang is een samenwerkingsverband tussen de 7 deelnemende gemeenten en onze klant waaraan de Algemeen Projectleider sturing aan geeft. De Algemeen Projectleider is de verbindende factor tussen de gemeenten en onze klant en houdt zich vooral bezig op bestuurlijk en strategisch niveau. De Algemeen Projectleider handelt vanuit regionaal perspectief.  In de rol van projectcoördinator ondersteun je de Algemeen Projectleider.

Zo ben je verantwoordelijk voor de volgende taken:



  • Je geeft leiding aan de projectgroep binnen de Acute nooodopvang Asielzoekers, bestaande uit een administratief ondersteuner, inkoopadviseur, controller en twee implementatiebegeleiders
  • Je zorgt dat de werkzaamheden en taken van de projectmedewerkers op elkaar afgestemd zijn en dat de actiepunten tijdig worden opgepakt.
  • Je draagt in samenwerking met de inhoudelijke specialisten zorg voor een juiste en volledige administratie van de ingezette mensen en middelen. Hiervoor draag je ook zorg voor bewaking en rapportage over de voortgang, uitputting van middelen en beslismomenten Je draagt zorg voor de dagelijkse aansturing en afstemming met administratieve ondersteuning om de roostering, inzet  en urenverantwoording van locatiemanagers te borgen
  • Je ondersteunt, in samenwerking met de implementatiebegeleiders, de gemeenten bij het tijdig realiseren van de opvanglocaties.
  • Je stelt verschillende documenten op denk hierbij aan memo’s, agendaposten of korte beleidsstukken voor stuurgroep en bestuur;
  • Je sluit aan bij verschillende (regionale) overleggen en daarbij is de voorbereiding jouw verantwoordelijkheid. Denk hierbij aan het tijdig sturen van de stukken etc;
  • Je signaleert ontwikkelingen en adviseert hierover richting de algemene projectleider; 
  • Je ondersteunt bij het opstellen van bestuurlijke rapportages om de directie en algemeen bestuur te informeren;
  • Je zorgt voor interne communicatie richting de deelnemende gemeenten en interne afdelingen bij onze klant



 

Opdracht informatie

Interesse?



Stuur ons  je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.



 



De locatie van de uit te voeren werkzaamheden kan i.v.m. COVID-19 afwijken

Mail mij deze opdracht

Gerelateerde opdrachten

Voor Overig