Titel

Project administrateur

Organisatie

Let op! Bij deze opdrachtgever mogen we geen ZZP'ers aanbieden. Kandidaten moeten binnen één uur reisafstand van Groningen wonen.
Het betreft een inzet van 36 uur per week. Maximaal 1680 uur per jaar. 

Achtergrond opdracht

Plaats in de organisatie
De afdeling Projects verzorgt binnen de opdrachtgever de uitvoering van infrastructurele projecten. Projects is daarmee één van de Asset Service Providers van de opdrachtgever. Via SLA’s (Service Level Agreements) werkt Projects in opdracht van diverse interne opdrachtgevers. Project control binnen FCB is een service verlenende afdeling die het projectenproces actief adviseert, ondersteunt en faciliteert.
Voor project control werkzaamheden binnen FCB PB wordt onderscheid gemaakt tussen projectadministratie en project control. Hiertoe wordt in zogenaamde control teams samengewerkt, die onder leiding van een projectcontroller een of meerdere projectclusters bedienen. Werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit regiokantoor Deventer (60%) en HK Groningen/gebiedskantoor Assen (40%). Daarnaast zal voor overleg regelmatig het hoofdkantoor in Groningen bezocht moeten worden.

Functie
De projectadministrateur vervult de volgende rollen:
•        Verlenen van administratieve ondersteuning aan de clustercontroller.
•        Het uitvoeren van specifiek toegewezen taken op het gebied van bewaken data-integriteit en cost control. De uit te voeren taken worden door de coördinator vastgesteld.

Aansturing
Wordt zowel functioneel als operationeel aangestuurd door de coordinator. Hiërarchisch valt de functie onder de manager FCB.

Overleg
Neemt deel aan de volgende vormen van overleg:

  • FCB-projectcontrollers;
  • Clusteroverleg

Taken en verantwoordelijkheden
1.       Projectadministratie

Is verantwoordelijk voor het adequaat uitvoeren van de projectadministratie. Hieronder worden de volgende aspecten gerekend:
  • Opzetten en onderhouden projectadministratie in SAP (budget, verwachting en realisatie);
  • Bewaken dat doorbelaste kosten (facturen, uren, T-nummers, etc.) correct zijn toegewezen en gerubriceerd;
  • Bewaken dat interne procedures worden gevolgd;
  • Houden van toezicht op voortgang verwerking kosten (o.a. facturen, PM-orders en T-nummers);
  • Beoordelen inkoopopdrachten voor wat betreft aanwezigheid van voldoende gemachtigd budget en kostenallocatie;
  • Verzorgen van technische en administratieve gereed meldingen;
  • Indien van toepassing het verzorgen van een tijdige facturatie aan derden (m.n. verleggingen).

2.       Bewaken data integriteit
Op aanwijzing van coördinator uitvoeren van checks m.b.t. data-integriteit.

3.       Cost control
In opdracht van projectcontroller ondersteunen in de uitvoering van taken op het gebied van cost control, zoals:
  • Het opzetten en onderhouden van een “cost control base” in Excel, waarbinnen budget, realisatie en verwachting adequaat kunnen worden bijgehouden en vergeleken;
  • Vergelijken realisaties met budget en zo nodig signaleren dat aanvullend budget moet worden aangevraagd (aanvragen is verantwoordelijkheid opdrachtgever);
  • Uitvoeren trendanalyses en bij afwijkingen eventuele kostenconsequenties aangeven.

4.       Rapportages
In samenspraak met clustercontroller voorbereiden van cluster-, project- en maatwerkrapportages.

Functie eisen

Opleidingseisen/kwalificaties/kenmerken

  • MBO/HBO werk- en denkniveau (ervaren MBO-er / startende HBO-er);
  • Goede kennis op financieel-economisch, administratief en organisatorisch gebied;
  • Ervaring met “cost control” van projecten binnen een technisch georiënteerde organisatie;
  • Goede kennis van de inrichting van administratieve en financiële bedrijfsprocessen en ondersteunende systemen en software (o.a. SAP en Excel).
  • Servicegericht, communicatief vaardig, gemotiveerd, proactief, flexibel, teamplayer en flexibel.

Kern competenties

  • Resultaatgerichtheid: Wil het werk goed doen, streeft er naar beter te worden, stelt ondoelmatigheid of inefficiëntie aan de orde, maakt af wat af moet en werkt doelgericht naar een eindresultaat.
  • Samenwerken: Is coöperatief, stemt werk af met anderen, helpt anderen als daar om gevraagd wordt, deelt informatie over werkzaamheden met teamleden en houdt hen op de hoogte, draagt werk tijdig over en maakt afspraken over uitvoering.
  • Onafhankelijkheid: Voert het eigen werk zelfstandig uit, kent eigen kennis en vaardigheden, brengt eigen standpunt naar voren en vraagt feedback en hulp op het juiste moment.
  • Probleemoplossend vermogen: Verzamelt en ordent informatie om een probleem of situatie in kaart te brengen, splitst vraagstuk op in overzichtelijke delen zoals taken of activiteiten en stelt een lijst met aandachtspunten op.
  • Accuratesse: Zorgt voor correcte output, werkt volgens afgesproken procedures of hanteert checklist, kan langdurig met details omgaan zonder fouten te maken en vraagt anderen het eigen werk te controleren op fouten (second look).
  • Initiatief: Is doortastend, onderneemt snel en resoluut actie in geval van problemen en kansen, neemt voortouw om problemen op te lossen of kansen te benutten, is ook onder tijdsdruk besluitvaardig en draagt ideeën of oplossingen aan.

Opdracht informatie

Interesse?
Stuur ons asap je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.
Let op; Werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit regiokantoor Deventer en hoofdkantoor Groningen. Daarnaast regelmatig reizen voor overleg naar Groningen