Titel

Medewerker IVdesk 2 FTE

Organisatie

IND te Den Haag

Achtergrond opdracht

De medewerker IVdesk is verantwoordelijk voor een efficiënte procesgang van het IV aanvraagproces. Het proces bestaat uit het in ontvangst nemen, registreren, controleren en behandelen van IV aanvragen van alle IND directies. Je vervult daarbij een brugfunctie tussen vraag en aanbod in samenwerking met de contract- en leverancier manager, de Inkoop Service Desk en de IV informatiemanager. Hierbij lever je inhoudelijk advies betreffende de procesgang rond IV aanvragen. Op basis van inhoudelijke analyse formuleer je oplossingsrichtingen en/of alternatieven die aansluiten op de behoeften.

Je inventariseert functionele behoeften en vertaalt deze naar een pakket van eisen wat uitgevraagd kan worden in de markt. Je bewaakt eenduidigheid van de aanvragen en ondersteunt de aanvrager bij het helder krijgen van de aanvraag, het opstellen van functionele behoeftestellingen, het specificeren van de functionele vraag en het afstemmen met het ICT-aanbod. Je stemt waar nodig de behoefte en verwachtingen van de aanvrager af met het samengestelde aanbod van meerdere leveranciers.

Je neemt aanvragen in behandeling op basis van vastgestelde kaders. Je toetst de aanvragen op basis van vastgestelde procedures, richtlijnen, budget, en houdt daarbij rekening met procesafspraken en eisen die vanuit het beleidskader (bijvoorbeeld de BIR), architectuureisen en IV ICT-principes. Waar kaders ontbreken worden deze in gezamenlijkheid met relevante partijen onderzocht en vastgesteld. Het kader voor jouw werkzaamheden wordt gevormd door: inhoud van afgesproken dienstverlening, relevante wet en regelgeving, vastgesteld departementaal beleid, en vastgestelde beleidslijnen van IV.

Je helpt de informatiemanagers met de aanvragen, voorbereiding, advies en implementatie. Dit doe je om zicht te houden op toekomstige behoeften en aanvragen en deze op voorhand te beïnvloeden.

Je onderhoudt relaties met Rijks brede generieke bedrijfsvoering voorzieningen en leveranciers binnen en buiten de overheid (bijvoorbeeld SSC-i / SSC-ict / Dienstencentrum Haaglanden/DMO) betreffende de aanvragenportfolio; Met als doel de begeleiding van de aanvragen (voorbereiding/advies en afstemming implementatie en uitvoering) en een actueel kennisniveau van het aanbod, de producten- en dienstenportfolio.

Je neemt deel aan relevante overleggen met betrokken partijen (Informatiemanagers, leveranciers, ISD ,IUC-vk, leveranciers) in het kader van de coördinatie van de IV aanvragen.

Je bereidt besluitvorming voor, naar aanleiding van gevraagde dienstverlening of producten. Je verzorgt incidenteel de implementatie van de gevraagde producten en diensten, in samenwerking met relevante partijen.
Je legt verantwoording af aan de operationeel manager Keten & Netwerk over de aanvragenportfolio en rapporteert over het deel van de dienstverlening waar jij verantwoordelijk voor bent.

Functie eisen

Competenties:

  • Organisatiesensitiviteit;
  • Analyseren;
  • Overtuigingskracht;
  • Netwerken;
  • Omgevingsbewustzijn;
  • Plannen en organiseren;
  • Creativiteit;
  • Samenwerken.

Expertisebeschrijving:

  • HBO werk- en denkniveau;
  • Kennis van en werkervaring met projectmatig werken (Prince2 foundation/practitioner);
  • Kennis van en minimaal 5 jaar werkervaring in de ICT (leveranciers, diensten/producten en processen zoals vraag- incident- problem, change- en service (level) management); ITSM en/of ITIL foundation.
  • Kennis van (rijksbrede) standaarden en modellen op het gebied van informatiebeheer, conceptueel inzicht in de samenhang tussen business-, informatie- en IT-architectuur;
  • Vaardigheid in het adviseren – intakegesprek, diagnose en onderzoek, rapporteren/adviseren
  • Vaardigheid in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen;
  • Vaardigheid in het inhoudelijk toelichten van (deel)producten, -diensten, -beleid en -processen, nieuwe ideeën en concepten;
  • Vaardigheid in het tot stand brengen, implementeren en uitvoeren van (deel)producten, diensten, beleid en processen;
  • Inzicht in organisatorische en inhoudelijke samenhang;
  • Kennis van de IV én de IND organisatie
  • Bij voorkeur ervaring met Service Management Systemen. De IND gebruikt Topdesk.

Gerelateerde opdrachten

Voor IT Management & Support