Titel

Management ondersteuner (2FTE)

Organisatie

Economische zaken en klimaat, Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG).

Functie eisen

  • Opleiding op MBO-niveau of HBO;
  • Aantoonbare kennis van IT-programma's zoals Outlook, Excel, Powerpoint en Teams;
  • Minimaal 2 jaar werkervaring als managementondersteuner;
  • Gewend te werken voor meerdere managers tegelijk;
  • Hoofd en bijzaken kunnen scheiden, zodat je goed kunt prioriteren;
  • Zelfstandige, flexibele houding, pragmatische insteek en bereidheid om werkzaamheden van anderen over te nemen en geen 9-17 mentaliteit.


 



Wensen



  • Je hebt meerdere jaren ervaring met het werken voor meerdere (afdelings)managers tegelijk;
  • Je hebt ervaring met IBabs en Webex (soortgelijk als Teams, digitale afspraken);
  • Je heb ervaring met notuleren;
  • Je komt te werken in een dynamische organisatie waar het elke dag anders is, die in ontwikkeling is en kan daarom omgaan met werkprocessen die nog niet altijd maximaal geborgd zijn;
  • Je hebt meer dan 1 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner.


Competenties



  • Klantgericht
  • Snel kunnen schakelen
  • Accuraat
  • Flexibel
  • Plannen en organiseren in een politiek-bestuurlijke omgeving
  • Samenwerken
  • Zelfstandig kunnen werken
  • Initiatief nemen
  • Integer
  • Je hebt goede communicatieve- en schriftelijke vaardigheden

Achtergrond opdracht

Als managementondersteuner ben je de smeerolie voor de organisatie en een ankerpunt voor jouw managers. Met jouw hulp worden zaken efficiënt op de rails gezet en in goede samenspraak met de organisatie succesvol afgerond.



Dat betekent dat jij een organisatietalent bent die partijen met elkaar verbindt, bijeenkomsten inplant en er mede op toeziet dat de gemaakte afspraken worden nagekomen en deadlines worden gehaald. Je bent bedreven in het maken van verslagen, notulen, actielijsten en correspondentie en zorgt dat deze goed gearchiveerd en terug te vinden zijn. Telefoon, email en agenda's handel je adequaat en vriendelijk af.



Kortom, we zoeken een echte aanpakker, een rots in de branding, die zich thuisvoelt in een organisatie die nog elke dag in ontwikkeling is.



Elke afdelingsmanager/teammanager heeft een MO-er als eerste aanspreekpunt die: professioneel is, pro actief, doorvraagt op klantvraag en heldere afspraken maakt. Maar ook de balans zoekt naar dienstverlenend en assertiviteit, een kei is in planning en organiseren en tot slot flexibel is.



We werken vanuit een MO-pool, waarbij je in een subteam met andere MO-ers werkt voor een afdeling. Dit is niet alleen gezellig, maar ook collegiaal zodat je bij vakantie of opleiding elkaar kunt vervangen.



  • Je maakt afspraken en plant bijeenkomsten;
  • Je handelt telefoon, e-mail en post correct en tijdig af;
  • Je bewaakt een juiste en tijdige afhandeling van openstaande acties en geplande en nog te plannen afspraken organiseert en notuleert vergaderingen;
  • Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers met betrekking tot bereikbaarheid managers;
  • Je regelt onder andere de aanmelding van bezoekers, regelt parkeerplaatsen, vergaderzalen, inkoop, verzorgt ziek- en herstelmeldingen van de afdeling en je regelt facilitaire zaken;
  • Je coördineert het verzamelen van informatie en beoordeelt de gegevens voor het opstellen van overzichten;
  • Je draagt (mede) zorg voor een goed functionerend(e) secretariaat/ondersteuning inclusief eventuele vervanging;
  • Je levert bijdragen aan verbetering/efficiency van de werkprocessen en resultaten.


We verwachten van onze medewerkers een professionele en zelfsturende houding.

Opdracht informatie

Interesse?



Stuur ons dan uiterlijk 20 januari 2022 voor 13.00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.



 



De locatie van de uit te voeren werkzaamheden kan i.v.m. COVID-19 afwijken.

Mail mij deze opdracht

Gerelateerde opdrachten

Voor HR